Quando affrontare il tema
Il tema è importante quando il team deve gestire consensi, segmenti, campagne e ciclo delle relazioni, ma vuole evitare due database di contatti divergenti. Prima di tutto bisogna definire l’esigenza dell’utente e il risultato da migliorare rispetto alla situazione attuale.
Come preparare il lavoro
L’implementazione di Mailchimp o HubSpot dovrebbe procedere per fasi brevi e verificabili. Si realizza prima una versione di base che soddisfi l’obiettivo principale. Poi si verificano la correttezza dei dati, il comportamento sui dispositivi mobili, l’accessibilità e i casi insoliti. Solo dopo il superamento dei test la soluzione viene resa disponibile a tutti gli utenti. Durante la preparazione è utile definire il sistema principale dei dati, la mappatura dei campi e le regole di sincronizzazione, scegliendo Mailchimp o HubSpot in base ai processi e non alla lunghezza dell’elenco delle funzionalità.
Che cosa compromette più spesso il risultato
La sincronizzazione bidirezionale senza priorità può sovrascrivere i consensi, duplicare i contatti e avviare campagne per le persone sbagliate. Il responsabile del progetto dovrebbe stabilire in anticipo le modalità di controllo, di escalation e di ripristino sicuro della situazione precedente.
Come valutare la qualità
Bisogna osservare la corrispondenza di consensi e campi, i duplicati, gli errori di sincronizzazione, i tempi di reazione dell’automazione, i risultati dei cicli e il lavoro necessario alla manutenzione. Il risultato va confrontato con il punto di partenza, non soltanto con le aspettative del team dopo una presentazione.
Conclusione pratica
La documentazione relativa a «Strumenti di automazione: Mailchimp e HubSpot» dovrebbe mostrare ambito, presupposti, responsabilità ed esempi di risultati accettati. In questo modo la modifica successiva non richiede di ricostruire tutto il contesto da zero.
