E-Mail-Hosting betreibt Postfächer unter einer eigenen Domain, beispielsweise kontakt@firmenname.de. Eine geschäftliche Adresse stärkt die Glaubwürdigkeit der Marke und hilft, die Kommunikation der Beschäftigten zu organisieren.
Was umfasst der Dienst?
Ein Paket kann die Anzahl der Postfächer, Speicherkapazität, maximale Nachrichtengröße, Browserzugriff, Unterstützung für E-Mail-Programme, Spamfilter und Backups festlegen. Auch Versandlimits, die Verfügbarkeit von Protokolldateien und die Wiederherstellung gelöschter Daten sollten geprüft werden.
DNS-Einträge für E-Mail
MX-Einträge bestimmen die Server, die Nachrichten annehmen. SPF legt fest, welche Quellen zum Versand berechtigt sind, DKIM ermöglicht die Prüfung der Authentizität von Nachrichten, und DMARC definiert den Umgang mit Nachrichten, die die Prüfung nicht bestehen.
Eine korrekte Konfiguration dieser Verfahren verringert das Risiko des Domain-Spoofings und verbessert die Zustellbarkeit. Sie garantiert jedoch keine Zustellung im Posteingang, da auch die Reputation des Absenders, der Nachrichteninhalt und das Verhalten der Empfänger eine Rolle spielen.
Sicherheit der Postfächer
- Jede Person sollte ein eigenes Konto verwenden.
- Passwörter müssen einzigartig sein und in einem Passwortmanager gespeichert werden.
- Mehrfaktor-Authentifizierung sollte aktiviert werden.
- Die Zugriffsrechte ehemaliger Beschäftigter müssen sofort entzogen werden.
- Nachrichten mit wichtigen Daten sollten einer festgelegten Archivierungsrichtlinie unterliegen.
Gängige E-Mail-Programme verbinden sich zum Empfang über IMAP und zum Versand über SMTP mit dem Server. Die Verbindungen sollten verschlüsselt sein. Die Konfigurationsdaten müssen direkt aus dem Kundenbereich des Anbieters stammen, da Servernamen und Ports variieren können.
Webhosting und E-Mail-Hosting
Beide Dienste können beim selben Anbieter betrieben werden, müssen es aber nicht. Eine Trennung kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen umfassende Funktionen für die Zusammenarbeit, hohe Verfügbarkeit oder eine zentrale Kontoverwaltung benötigt. Entscheidend sind korrekt eingerichtetes DNS und klare Zuständigkeiten für die Administration.
