E-mailový hosting je služba provozující schránky na vlastní doméně, například kontakt@nazevfirmy.cz. Firemní adresa posiluje důvěryhodnost značky a pomáhá organizovat komunikaci zaměstnanců.
Co služba zahrnuje?
Balíček může určovat počet schránek, kapacitu, maximální velikost zprávy, přístup přes prohlížeč, podporu poštovních programů, antispamové filtry a zálohování. Je vhodné ověřit také limity odesílání, dostupnost provozních záznamů a způsob obnovy smazaných dat.
DNS záznamy pro e-mail
Záznamy MX určují servery přijímající zprávy. SPF vymezuje zdroje oprávněné odesílat poštu, DKIM umožňuje ověřit pravost zpráv a DMARC stanovuje postup pro zprávy, které ověřením neprojdou.
Správné nastavení těchto mechanismů snižuje riziko zneužití domény k vydávání se za odesílatele a zlepšuje doručitelnost. Nezaručuje však doručení do hlavní schránky, protože záleží také na reputaci odesílatele, obsahu zpráv a chování příjemců.
Zabezpečení schránek
- Každý člověk by měl používat vlastní účet.
- Hesla musí být jedinečná a uložená ve správci hesel.
- Je vhodné zapnout vícefaktorové ověřování.
- Přístupy bývalých zaměstnanců je třeba okamžitě odebrat.
- Zprávy s důležitými údaji mají podléhat stanoveným pravidlům archivace.
Běžné poštovní programy používají IMAP pro příjem a SMTP pro odesílání. Spojení mají být šifrovaná. Konfigurační údaje je nutné získat přímo z administračního rozhraní poskytovatele, protože názvy serverů a porty se mohou lišit.
Webhosting a e-mailový hosting
Obě služby mohou fungovat u stejného poskytovatele, ale není to nutné. Oddělení může být výhodné, pokud firma potřebuje pokročilé nástroje pro spolupráci, vysokou dostupnost nebo centrální správu účtů. Nejdůležitější je správné nastavení DNS a jasné určení odpovědnosti za správu.
